İSG Uzmanı Dosyası İçindekiler ve Klasör Yapısı Örneği
Bir İSG dosyası, denetim günü alelacele hazırlanan bir evrak yığını olmamalıdır. Doğru kurulduğunda hem işverenin yükümlülüklerini görünür kılar hem de İSG uzmanının sahadaki çalışmalarını izlenebilir hale getirir. Özellikle küçük ve orta ölçekli işletmelerde düzenli bir klasör yapısı, eksik evrak riskini azaltır, takip işlerini kolaylaştırır ve saha uygulamalarının sürdürülebilir olmasına katkı sağlar.
Bu yazıda, KOBİ ölçeğindeki işletmeler için kullanılabilecek pratik bir İSG Uzmanı Dosyası İçindekiler ve Klasör Yapısı Örneği bulacaksınız. Yapı, fiziksel klasör olarak da dijital arşiv olarak da uygulanabilir.
✅DENETİME HAZIR İSG DOSYASI EKSİK BELGE VE PERİYODİK YENİLEME TAKİP LİSTESİ✅ indirmek için tıklayın
Bu içerik bilgilendirme amaçlıdır. İşyerinizin tehlike sınıfı, çalışan sayısı, faaliyet konusu ve tabi olduğu özel mevzuat farklı yükümlülükler doğurabilir. Uygulama öncesinde güncel mevzuat ve yetkili İSG profesyonellerinin değerlendirmesi esas alınmalıdır.
İSG uzmanı dosyası neden düzenli tutulmalıdır?
İş sağlığı ve güvenliği çalışmalarında yapılan iş kadar, yapılan işin kayıt altına alınması da önemlidir. Risk değerlendirmesi hazırlanmış olabilir, eğitim verilmiş olabilir, periyodik kontroller yaptırılmış olabilir. Fakat bu belgeler bulunamıyorsa, tarihleri takip edilemiyorsa veya eski sürümlerle karışıyorsa süreç zayıflar.
Düzenli bir İSG uzmanı dosyası şu alanlarda fayda sağlar:
Denetimlerde istenen belgelerin hızlı sunulması
Risk değerlendirmesi, eğitim, sağlık gözetimi ve periyodik kontrol gibi tekrar eden işlerin takip edilmesi
İş kazası, ramak kala ve düzeltici faaliyet kayıtlarının kaybolmaması
İşveren, İSG uzmanı, işyeri hekimi ve çalışan temsilcisi arasındaki sorumlulukların netleşmesi
Yıllık çalışma planı ve yıllık değerlendirme raporunun daha sağlam hazırlanması
KOBİ’lerde en sık görülen sorunlardan biri, evrakın farklı kişilerde, farklı bilgisayarlarda veya farklı klasörlerde dağınık durmasıdır. Bu yüzden dosya sistemi sade, anlaşılır ve sürdürülebilir olmalıdır. Her evrak için ayrı klasör açmak yerine, ana başlıkları doğru kurmak daha verimli sonuç verir.
Klasör yapısını kurarken temel mantık nasıl olmalıdır?
İSG dosyası, işletmenin ihtiyaçlarına göre büyüyebilen bir sistem gibi düşünülmelidir. Başlangıçta 13 ana klasör yeterli olabilir. İşletme büyüdükçe alt klasörler eklenir. Ana başlıklar sık değiştirilmez, yalnızca içerik güncellenir.
Fiziksel klasörde renkli ayraçlar kullanılabilir. Dijital klasörde ise numaralı klasör adları tercih edilmelidir. Numaralandırma, klasörlerin her bilgisayarda aynı sırada görünmesini sağlar.
Örnek dijital yapı şu şekilde kurulabilir:
```text
İŞ SAĞLIĞI VE GÜVENLİĞİ UZMANI DOSYASI
01_İşyeri_Bilgileri
02_İSG_Kurulu_ve_Görevlendirmeler
03_Risk_Değerlendirmesi
04_Acil_Durum
05_Eğitim
06_Sağlık_Gözetimi
07_İş_Ekipmanları
08_KKD
09_İş_Kazası_ve_Ramak_Kala
10_Talimatlar_ve_Prosedürler
11_Ortam_Ölçümleri
12_Yıllık_Çalışmalar
13_Yasal_Evraklar
```
Dosya adlarında tarih kullanmak yönetimi kolaylaştırır. Türkiye formatına uygun olarak `gg.aa.yyyy` kullanılabilir. Örneğin:
```text
Risk_Değerlendirme_Raporu_15.03.2026.pdf
Yangın_Tatbikat_Tutanağı_22.05.2026.pdf
KKD_Teslim_Formu_Ahmet_Yılmaz_10.01.2026.pdf
```
Kişisel veri içeren belgelerde erişim sınırlandırılmalıdır. Özellikle sağlık gözetimi dosyaları, iş kazası kayıtları ve çalışanlara ait formlar herkesin erişimine açık tutulmamalıdır.
İSG uzmanı dosyası ana klasörleri
Aşağıdaki yapı, küçük ve orta ölçekli işletmeler için temel bir modeldir. Her işletme bu yapıyı kendi faaliyet alanına göre uyarlayabilir. Örneğin üretim yapan bir işletmede iş ekipmanları ve ortam ölçümleri klasörleri daha yoğun olurken, hizmet sektöründe eğitim, acil durum ve çalışan kayıtları daha öne çıkabilir.
1. İşyeri bilgileri klasörü
Bu klasör, işletmenin kimliğini gösteren belgeleri içerir. Denetimlerde veya iç incelemelerde ilk bakılan alanlardan biridir. Ayrıca risk değerlendirmesi ve yıllık çalışma planı hazırlanırken de bu bilgilerden yararlanılır.
Bu klasörde bulunabilecek belgeler:
İşyeri sicil bilgileri
Vergi levhası
Faaliyet belgesi
Ticaret sicil gazetesi
SGK işyeri bildirgesi
Çalışan sayısı listesi
Organizasyon şeması
Çalışan sayısı listesi güncel tutulmalıdır. Çalışan sayısındaki değişiklikler, kurul oluşturma yükümlülüğü, eğitim planlaması, sağlık gözetimi ve acil durum ekiplerinin belirlenmesi gibi birçok süreci etkileyebilir.
Organizasyon şeması yalnızca yönetim yapısını göstermek için kullanılmaz. Acil durumlarda kimin hangi sorumluluğu alacağı, saha yönetiminin nasıl işlediği ve destek elemanlarının hangi bölümlerde görev yaptığı da bu şema üzerinden izlenebilir.
2. İSG kurulu ve görevlendirmeler klasörü
İşyerinde İSG hizmetlerinin kimler tarafından yürütüldüğü bu klasörde görünür olur. İSG uzmanı, işyeri hekimi, diğer sağlık personeli, çalışan temsilcisi ve destek elemanlarıyla ilgili görevlendirmeler burada yer alır.
Klasörde bulunabilecek belgeler:
İSG uzmanı sözleşmesi
İşyeri hekimi sözleşmesi
Diğer sağlık personeli görevlendirmesi
İSG kurul kararları
Görevlendirme yazıları
Çalışan temsilcisi ataması
Destek elemanı atamaları
İSG kurulu bulunan işyerlerinde kurul kararları ayrı ve düzenli takip edilmelidir. Kararlarda tarih, karar numarası, konu, sorumlu kişi ve hedef tamamlama tarihi yer almalıdır. Alınan kararlar yalnızca dosyada kalmamalı, sonraki toplantılarda gerçekleşme durumu kontrol edilmelidir.
Destek elemanı atamalarında yangın, arama kurtarma, tahliye, ilk yardım gibi görevler net yazılmalıdır. İlk yardım görevlileri için geçerli sertifika kayıtlarının ayrıca saklanması da yararlı olur.
3. Risk değerlendirmesi dosyası
Risk değerlendirmesi, İSG sisteminin merkezinde yer alır. İşyerindeki tehlikelerin belirlenmesi, risklerin puanlanması, kontrol önlemlerinin planlanması ve takibi bu dosya üzerinden yürütülür.
Bu dosyada yer alabilecek belgeler:
Risk değerlendirme raporu
Risk analiz formları
Düzeltici önleyici faaliyetler
Risk takip çizelgesi
Risk değerlendirme raporu yalnızca bir kez hazırlanıp rafa kaldırılacak bir belge değildir. İşyerinde yeni makine alınması, üretim yönteminin değişmesi, ciddi bir kaza yaşanması, çalışma alanının taşınması veya mevzuata bağlı yeni gerekliliklerin ortaya çıkması halinde gözden geçirilmelidir.
Düzeltici önleyici faaliyetler için sade bir takip çizelgesi kullanılabilir. Çizelgede şu bilgiler yer almalıdır:
Takip alanı | Açıklama |
Tespit edilen risk | Sahada görülen uygunsuzluk veya risk konusu |
Alınacak önlem | Yapılması gereken düzeltici ya da önleyici faaliyet |
Sorumlu kişi | Faaliyeti takip edecek kişi veya birim |
Hedef tarih | İşin tamamlanması gereken tarih |
Kapanış durumu | Tamamlandı, devam ediyor veya beklemede gibi net durum bilgisi |
Bu takip yapılmadığında risk değerlendirmesi kağıt üzerinde kalır. İyi bir dosya yapısı, rapor ile saha aksiyonlarını birbirine bağlar.
4. Acil durum dosyası
Acil durum dosyası, yangın, patlama, kimyasal dökülme, doğal afet, tahliye ve benzeri olaylara hazırlığı gösterir. Bu dosya ne kadar sade ve güncel olursa, gerçek bir acil durumda uygulama o kadar kolaylaşır.
Bu klasörde bulunabilecek belgeler:
Acil durum planı
Acil durum ekip listeleri
Tahliye planları
Toplanma alanı krokileri
Acil telefon listesi
Tatbikat tutanakları ve fotoğrafları
Tahliye planları, çalışanların kolay görebileceği alanlara asılmalıdır. Dosyada ise güncel planların kopyası bulunmalıdır. Toplanma alanı değiştiyse, eski kroki mutlaka arşive alınmalı ve aktif dosyada yalnızca güncel kroki tutulmalıdır.
Tatbikat tutanaklarında tarih, katılımcı sayısı, senaryo, gözlemler, eksikler ve düzeltici faaliyetler yer almalıdır. Sadece fotoğraf saklamak yeterli değildir. Tatbikatın ne öğrettiği de kayda geçmelidir.
5. Eğitim dosyası
İSG eğitimleri, çalışanların riskleri tanıması ve güvenli çalışma davranışlarını öğrenmesi için temel araçlardan biridir. Eğitim dosyası, hangi eğitimin ne zaman, kimlere ve hangi içerikle verildiğini gösterir.
Bu klasörde şu belgeler bulunabilir:
Yıllık eğitim planı
Eğitim katılım formları
Eğitim sunumları
Eğitim sertifikaları
Sınav ve değerlendirme formları
Yıllık eğitim planı hazırlanırken işyerinin tehlike sınıfı, çalışanların görevleri, önceki kazalar, ramak kala bildirimleri ve risk değerlendirmesinde öne çıkan konular dikkate alınmalıdır. Örneğin forklift trafiği yoğun olan bir işletmede yaya yolları, yükleme güvenliği ve görüş alanı konuları eğitim planında mutlaka karşılık bulmalıdır.
Eğitim katılım formlarında katılımcı imzaları, eğitim tarihi, eğitmen bilgisi, süre ve konu başlıkları yer almalıdır. Dijital eğitimlerde de katılım, içerik ve değerlendirme kayıtları saklanmalıdır.
6. Sağlık gözetimi dosyası
Sağlık gözetimi, çalışanların işe uygunluğunun ve çalışma koşullarından etkilenme durumunun takibi açısından önemlidir. Bu dosya kişisel veri içerdiği için daha dikkatli yönetilmelidir.
Bu klasörde bulunabilecek belgeler:
İşe giriş muayeneleri
Periyodik muayeneler
Sağlık raporları
Aşı kayıtları
Odyometri ve solunum testleri
Sağlık kayıtları herkesin erişebileceği ortak klasörlerde tutulmamalıdır. Fiziksel dosyada kilitli dolap, dijital arşivde sınırlı erişim tercih edilmelidir. İSG uzmanı, işyeri hekimi ve işveren vekili arasındaki bilgi paylaşımı mevzuata ve kişisel verilerin korunması ilkelerine uygun yürütülmelidir.
Tozlu ortam, gürültülü alan, kimyasal maruziyet veya ağır fiziksel iş bulunan işletmelerde sağlık gözetimi kayıtları daha kritik hale gelir. Bu kayıtlar, ortam ölçümleri ve risk değerlendirmesiyle birlikte düşünülmelidir.
7. İş ekipmanları dosyası
İş ekipmanları dosyası, kullanılan makine, tesisat ve ekipmanların güvenli çalıştığını gösteren kayıtları içerir. Bu dosya özellikle üretim, depo, bakım, inşaat ve teknik servis faaliyetlerinde güçlü tutulmalıdır.
Klasörde bulunabilecek belgeler:
Periyodik kontrol raporları
Kaldırma ekipmanları kayıtları
Basınçlı kap kontrol raporları
Elektrik tesisatı kontrolü
Topraklama ölçüm raporları
Yangın tesisatı kontrolleri
Periyodik kontrol raporları tarih sırasına göre saklanmalıdır. Eski raporlar tamamen silinmemeli, arşiv klasörüne alınmalıdır. Böylece ekipmanın geçmiş kontrol durumu izlenebilir.
Bazı ekipmanlarda uygunsuzluk tespit edilebilir. Bu durumda yalnızca raporu dosyalamak yeterli değildir. Uygunsuzluğun giderildiğine dair bakım kaydı, servis formu, fotoğraf veya düzeltici faaliyet kaydı da aynı klasör altında tutulmalıdır.
8. Kişisel koruyucu donanım klasörü
Kişisel koruyucu donanımlar, risklerin kaynağında yok edilemediği veya toplu koruma önlemlerinin yeterli olmadığı durumlarda devreye girer. KKD klasörü, hangi çalışana hangi ekipmanın teslim edildiğini ve kullanımın nasıl takip edildiğini gösterir.
Bu klasörde şu kayıtlar yer alabilir:
Zimmet formları
KKD teslim tutanakları
Kullanım talimatları
KKD takip çizelgesi
Teslim formlarında ürünün adı, teslim tarihi, miktarı, çalışanın adı soyadı, bölümü ve imzası bulunmalıdır. Baret, gözlük, kulak koruyucu, eldiven, emniyet ayakkabısı, maske ve paraşüt tipi emniyet kemeri gibi ekipmanlar için ayrı takip yapılabilir.
KKD kullanım talimatları sade olmalıdır. Çalışanın açıp okuyabileceği, görsellerle desteklenmiş, kısa talimatlar daha etkili olur. Karmaşık ve uzun metinler sahada karşılık bulmayabilir.
9. İş kazası ve ramak kala kayıtları klasörü
İş kazası ve ramak kala kayıtları, işyerinin öğrenme hafızasıdır. Bir kazanın veya kazaya ramak kalan olayın doğru incelenmesi, tekrarını önlemeye yardımcı olur.
Bu dosyada bulunabilecek belgeler:
İş kazası bildirimleri
Kaza araştırma raporları
Ramak kala bildirimleri
Düzeltici faaliyet kayıtları
Kaza araştırma raporlarında suçlayıcı dil yerine nedenleri anlamaya dönük bir yaklaşım kullanılmalıdır. Sadece çalışanın hatasına odaklanmak eksik değerlendirme doğurur. Çalışma yöntemi, ekipman durumu, eğitim, ortam koşulları, vardiya düzeni, iş baskısı ve denetim eksikleri birlikte incelenmelidir.
Ramak kala bildirimleri de en az kaza kayıtları kadar değerlidir. Çünkü zarar oluşmadan önce riskin görülebildiği anlardır. Çalışanların bu bildirimleri rahatça yapabilmesi için basit ve erişilebilir formlar kullanılmalıdır.
10. Talimatlar ve prosedürler klasörü
Talimatlar ve prosedürler, sahada güvenli çalışmanın yazılı rehberidir. Bu belgeler işletmenin gerçek çalışma koşullarına uygun olmalıdır. Başka bir yerden alınan ve sahayla ilgisi olmayan talimatlar, dosyada yer kaplar ama iş güvenliğine katkısı sınırlı olur.
Bu klasörde bulunabilecek belgeler:
Yangın talimatı
Acil durum talimatı
İlk yardım talimatı
Makine kullanım talimatları
Elektrik güvenliği talimatı
KKD kullanım talimatı
Makine kullanım talimatları makinenin yakınında da bulunmalıdır. Dosyada saklanan nüsha, aktif sürümün kontrolü için kullanılır. Talimatlarda hazırlanma tarihi, revizyon numarası ve onay bilgisi yer alması faydalıdır.
Prosedürler çok uzun yazılmamalıdır. Bir çalışanın vardiya içinde gerçekten uygulayabileceği açıklıkta hazırlanmalıdır. Görsel işaretler, kısa adımlar ve net uyarılar uygulamayı güçlendirir.
11. Ortam ölçümleri klasörü
Ortam ölçümleri, çalışma ortamındaki maruziyetleri anlamak için kullanılır. Gürültü, toz, titreşim, aydınlatma ve termal konfor gibi ölçümler bu kapsamda değerlendirilebilir.
Klasörde bulunabilecek belgeler:
Gürültü ölçümü
Toz ölçümü
Titreşim ölçümü
Aydınlatma ölçümü
Termal konfor ölçümü
Ortam ölçümü sonuçları tek başına dosyalanıp bırakılmamalıdır. Sonuçlar risk değerlendirmesi, sağlık gözetimi ve alınacak önlemlerle birlikte ele alınmalıdır. Örneğin gürültü ölçümünde yüksek değer çıkan bir alanda teknik önlemler, çalışma süresi düzenlemeleri, kulak koruyucu kullanımı ve odyometri takibi birlikte planlanmalıdır.
Ölçüm raporları tarih sırasına göre saklanmalı, ölçüm yapılan alanlar açıkça anlaşılmalıdır. İşyerinde yerleşim değiştiyse veya yeni ekipman devreye girdiyse ölçüm ihtiyacı yeniden değerlendirilmelidir.
12. Yıllık çalışmalar klasörü
Yıllık çalışmalar klasörü, İSG faaliyetlerinin planlandığını ve yıl içinde takip edildiğini gösterir. Bu klasör, dosyanın yönetim tarafını güçlendirir.
Bu dosyada şu belgeler bulunabilir:
Yıllık çalışma planı
Yıllık değerlendirme raporu
Aylık faaliyet raporları
Saha denetim formları
Yıllık çalışma planı, yıl başında yapılacak işleri takvime bağlar. Eğitimler, tatbikatlar, saha denetimleri, kurul toplantıları, risk değerlendirmesi gözden geçirmeleri, periyodik kontrol tarihleri ve sağlık gözetimi faaliyetleri bu planda yer alabilir.
Yıllık değerlendirme raporu ise yıl sonunda yapılan çalışmaların özetidir. Hangi faaliyetlerin tamamlandığı, hangi risklerin azaltıldığı, hangi uygunsuzlukların devam ettiği ve gelecek yıl için hangi konulara ağırlık verileceği bu raporda açıkça yazılmalıdır.
Aylık faaliyet raporları, İSG uzmanının sahadaki çalışmalarını düzenli hale getirir. Kısa ama net raporlar yeterlidir. Yapılan saha gezisi, tespit edilen uygunsuzluk, verilen eğitim, katılınan toplantı ve takip edilen faaliyetler kayıt altına alınabilir.
13. Yasal evraklar klasörü
Yasal evraklar klasörü, iş sağlığı ve güvenliğiyle ilgili temel mevzuat, resmi yazışmalar ve yasal kayıtların saklandığı bölümdür. Bu başlık işletmenin denetime hazırlık düzeyini gösteren önemli alanlardan biridir.
Bu klasörde bulunabilecek belgeler:
6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ile ilgili notlar
İlgili yönetmelikler ve tebliğler
Onaylı defter kayıtları
İSG-KATİP görevlendirme kayıtları
Resmi yazışmalar
Denetim tutanakları
Önceki denetimlerde istenen düzeltici faaliyet kayıtları
Mevzuat çıktılarının tamamını klasöre koymak yerine, işletmeyi doğrudan ilgilendiren güncel düzenlemeleri ve uygulamada kullanılan kayıtları saklamak daha pratik olur. Onaylı defter kayıtları düzenli tutulmalı, yazılan öneri ve tespitlerin takip edilip edilmediği ayrıca kontrol edilmelidir.
Denetim tutanakları ve resmi yazışmalar kronolojik sırayla saklanmalıdır. Böylece geçmişte hangi konuların gündeme geldiği ve hangi düzeltmelerin yapıldığı kolayca izlenir.
Örnek klasör ağacı
Aşağıdaki örnek, dijital klasör yapısı olarak doğrudan kullanılabilir. Fiziksel klasörlerde de aynı numaralandırma ayraçlara uygulanabilir.
```text
İŞ SAĞLIĞI VE GÜVENLİĞİ UZMANI DOSYASI
01_İşyeri_Bilgileri
01_İşyeri_Sicil_Bilgileri
02_Vergi_Levhası
03_Faaliyet_Belgesi
04_Ticaret_Sicil_Gazetesi
05_SGK_İşyeri_Bildirgesi
06_Çalışan_Sayısı_Listesi
07_Organizasyon_Şeması
02_İSG_Kurulu_ve_Görevlendirmeler
01_İSG_Uzmanı_Sözleşmesi
02_İşyeri_Hekimi_Sözleşmesi
03_Diğer_Sağlık_Personeli
04_İSG_Kurul_Kararları
05_Görevlendirme_Yazıları
06_Çalışan_Temsilcisi
07_Destek_Elemanları
03_Risk_Değerlendirmesi
01_Risk_Değerlendirme_Raporu
02_Risk_Analiz_Formları
03_DÖF_Kayıtları
04_Risk_Takip_Çizelgesi
04_Acil_Durum
01_Acil_Durum_Planı
02_Acil_Durum_Ekip_Listeleri
03_Tahliye_Planları
04_Toplanma_Alanı_Krokileri
05_Acil_Telefon_Listesi
06_Tatbikat_Tutanakları
05_Eğitim
01_Yıllık_Eğitim_Planı
02_Eğitim_Katılım_Formları
03_Eğitim_Sunumları
04_Eğitim_Sertifikaları
05_Sınav_ve_Değerlendirme_Formları
06_Sağlık_Gözetimi
01_İşe_Giriş_Muayeneleri
02_Periyodik_Muayeneler
03_Sağlık_Raporları
04_Aşı_Kayıtları
05_Odyometri_ve_Solunum_Testleri
07_İş_Ekipmanları
01_Periyodik_Kontrol_Raporları
02_Kaldırma_Ekipmanları
03_Basınçlı_Kaplar
04_Elektrik_Tesisatı
05_Topraklama_Ölçümleri
06_Yangın_Tesisatı
08_KKD
01_Zimmet_Formları
02_Teslim_Tutanakları
03_Kullanım_Talimatları
04_Takip_Çizelgesi
09_İş_Kazası_ve_Ramak_Kala
01_İş_Kazası_Bildirimleri
02_Kaza_Araştırma_Raporları
03_Ramak_Kala_Bildirimleri
04_Düzeltici_Faaliyet_Kayıtları
10_Talimatlar_ve_Prosedürler
01_Yangın_Talimatı
02_Acil_Durum_Talimatı
03_İlk_Yardım_Talimatı
04_Makine_Kullanım_Talimatları
05_Elektrik_Güvenliği_Talimatı
06_KKD_Kullanım_Talimatı
11_Ortam_Ölçümleri
01_Gürültü_Ölçümü
02_Toz_Ölçümü
03_Titreşim_Ölçümü
04_Aydınlatma_Ölçümü
05_Termal_Konfor_Ölçümü
12_Yıllık_Çalışmalar
01_Yıllık_Çalışma_Planı
02_Yıllık_Değerlendirme_Raporu
03_Aylık_Faaliyet_Raporları
04_Saha_Denetim_Formları
13_Yasal_Evraklar
01_Kanun_ve_Yönetmelikler
02_Onaylı_Defter
03_İSG_KATİP_Kayıtları
04_Resmi_Yazışmalar
05_Denetim_Tutanakları
```
Fiziksel ve dijital dosya yönetimi birlikte nasıl yürütülür?
Birçok işletmede hem fiziksel hem dijital dosyaya ihtiyaç duyulur. İmzalı formlar, tutanaklar, zimmet belgeleri ve kurul kararları fiziksel olarak saklanabilir. Aynı belgelerin taranmış kopyalarının dijital klasörde bulunması ise erişimi kolaylaştırır.
Dijital dosyada temel kurallar net olmalıdır:
Dosya adlarında tarih kullanılmalıdır.
Güncel belgeler ile arşiv belgeleri karıştırılmamalıdır.
Revizyon yapılan belgelerde eski sürüm silinmemelidir.
Sağlık kayıtları ve kişisel veri içeren belgeler kısıtlı erişimde tutulmalıdır.
Ortak kullanılan klasörde gereksiz kopyalar oluşturulmamalıdır.
Fiziksel klasörlerde ise şu yöntem işe yarar:
Uygulama | Faydası |
Numaralı ayraç kullanımı | Belgelerin hızlı bulunmasını sağlar |
Klasör sırtlığına ana başlık yazılması | Denetim ve iç kontrol sırasında zaman kazandırır |
Güncel ve arşiv ayrımı | Eski belgelerle aktif belgelerin karışmasını önler |
İmza gerektiren formların ayrı takip edilmesi | Eksik imza riskini azaltır |
Kilitli dolap kullanımı | Kişisel veri içeren belgeleri korur |
Küçük işletmelerde tek ana klasör yeterli olabilir. Orta ölçekli işletmelerde ise her ana başlık için ayrı klasör açmak daha doğru olur. Üretim veya çok şubeli yapılarda bölüm bazlı alt klasörler de eklenebilir.
Denetime hazırlık için kontrol listesi
İSG dosyasını oluşturduktan sonra belirli aralıklarla kontrol etmek gerekir. Aksi halde başlangıçta düzenli olan sistem zamanla dağılır.
Aşağıdaki kısa kontrol listesi, dosyanın genel durumunu gözden geçirmek için kullanılabilir:
İşyeri bilgileri güncel mi?
Çalışan sayısı listesi son durumu gösteriyor mu?
İSG uzmanı, işyeri hekimi ve diğer görevlendirme kayıtları mevcut mu?
Risk değerlendirmesi güncel çalışma koşullarını yansıtıyor mu?
Düzeltici faaliyetlerin kapanış durumu takip ediliyor mu?
Acil durum ekip listeleri ve tahliye planları güncel mi?
Son tatbikatın tutanağı ve değerlendirmesi dosyada mı?
Eğitim katılım formlarında eksik imza var mı?
Sağlık gözetimi kayıtları güvenli şekilde saklanıyor mu?
Periyodik kontrol raporlarında uygunsuzluk varsa kapatılmış mı?
KKD zimmet formları eksiksiz mi?
İş kazası ve ramak kala kayıtları analiz edilmiş mi?
Talimatların revizyon tarihleri belli mi?
Ortam ölçümü sonuçları risk değerlendirmesine yansıtılmış mı?
Yıllık çalışma planı ve yıllık değerlendirme raporu hazırlanmış mı?
Onaylı defter ve resmi yazışmalar düzenli mi?
Bu kontrol ayda bir kısa şekilde yapılabilir. Daha kapsamlı inceleme ise yıllık değerlendirme raporu öncesinde yapılmalıdır.
Sık yapılan hatalar
İSG dosyası kurarken bazı hatalar tekrar eder. Bu hataların çoğu, sistemin en başta fazla karmaşık kurulmasından veya sorumlulukların net belirlenmemesinden kaynaklanır.
Her belge için ayrı klasör açmak
Çok fazla alt klasör, belge bulmayı zorlaştırır. Ana başlıklar sade tutulmalı, alt klasörler gerçek ihtiyaç varsa açılmalıdır.
Güncel belgeyi arşivden ayırmamak
Eski risk değerlendirmesi, eski acil durum planı veya süresi geçmiş ekip listesi aktif dosyada duruyorsa karışıklık oluşur. Güncel belge açıkça belli olmalıdır.
İmzalı belgeleri taramamak
Fiziksel belgeler kaybolabilir veya farklı birimde kalabilir. İmzalı formların dijital kopyası, takip açısından büyük kolaylık sağlar.
Düzeltici faaliyetleri kapatmamak
Risk tespiti yapmak yeterli değildir. Alınan önlemin tamamlanıp tamamlanmadığı kayda geçmelidir.
Sağlık dosyalarını genel erişime açmak
Sağlık kayıtları hassas bilgilerdir. Bu belgeler kısıtlı erişimle korunmalıdır.
Bu yapı nasıl özelleştirilir?
Her işyerinin riski ve belge yoğunluğu aynı değildir. Bu yüzden örnek klasör yapısı doğrudan kullanılabilir, fakat işletmeye göre küçük değişiklikler yapılmalıdır.
Bir metal işleme atölyesinde şu alt klasörler gerekebilir:
Kaynak işleri talimatları
Gaz tüpleri kontrol kayıtları
Sıcak çalışma izin formları
Lokal havalandırma kontrolleri
Bir depo işletmesinde şu başlıklar eklenebilir:
Forklift kontrol formları
Raf sistemi kontrol kayıtları
Yükleme boşaltma talimatları
Yaya yolu denetim formları
Bir gıda üretim işletmesinde şu kayıtlar öne çıkabilir:
Kimyasal kullanım talimatları
Kaymaz zemin kontrolleri
Soğuk ortam çalışma talimatları
Hijyen ve İSG kesişimindeki eğitim kayıtları
Buradaki amaç klasör sayısını artırmak değil, işyerinin gerçek risklerini görünür kılmaktır. Dosya yapısı sahadan koparsa, yalnızca arşiv düzeni olur. Sahaya temas ederse, İSG yönetiminin aktif bir parçası haline gelir.
Son düzenleme için pratik öneriler
Dosyanızı kurduktan sonra ilk iş olarak tüm belgeleri aynı mantıkla adlandırın. Tarihsiz, belirsiz ve tekrar eden dosya adları en büyük karışıklık nedenlerinden biridir. `Yeni Belge`, `Son Hali`, `Revize`, `Kesin` gibi adlar yerine tarih ve konu içeren net isimler kullanın.
Bir ana sayfa veya kapak listesi hazırlamak da faydalıdır. Bu listede 13 ana klasör, sorumlu kişi ve son kontrol tarihi yer alabilir. Böylece dosyanın durumu tek bakışta anlaşılır.
Basit bir kapak takip tablosu şöyle olabilir:
Klasör | Sorumlu | Son kontrol tarihi | Durum |
Risk Değerlendirmesi | İSG uzmanı | 15.03.2026 | Güncel |
Acil Durum | İSG uzmanı ve işveren vekili | 22.05.2026 | Tatbikat sonrası güncellenecek |
Eğitim | İSG uzmanı | 10.04.2026 | Eksik imza kontrolü yapılacak |
İş Ekipmanları | Bakım sorumlusu | 05.06.2026 | Bir rapor beklemede |
Bu tür kısa tablolar, özellikle KOBİ’lerde takibi kolaylaştırır. Herkesin karmaşık yazılımlara ihtiyacı yoktur. Düzenli bir klasör, doğru adlandırılmış dosyalar ve aylık kontrol alışkanlığı çoğu işletme için güçlü bir başlangıç sağlar.
İyi hazırlanmış bir İSG uzmanı dosyası, yalnızca denetim için saklanan belgelerden oluşmaz. İşyerinin risklerini, alınan önlemleri, yapılan eğitimleri, sağlık gözetimini, ekipman kontrollerini ve yıllık faaliyetleri bir arada gösteren canlı bir kayıt sistemidir. Bu yapıyı sade kurun, düzenli güncelleyin ve sahadaki gerçek çalışmalarla bağlantısını koparmayın.
açıklama doc;
Yorumlar